08/05/2017 Když jsem definitivně přešla z pracovního poměru na práci na volné noze -pozici obchodního zástupce, zjistila jsem, že nestíhám tuto práci ještě více než v klasické práci na zaměstnanecký poměr. Udivuje vás to? Prvně mě to také překvapovalo a trápilo, ale až s odstupem času jsem zjistila, proč tomu tak bylo.
Nejprve to nešlo tolik vidět a cítit, vše se mi zdálo v pohodě, konečně vytoužený klid ve smyslu, že mě nikdo nestresuje, neurčuje mi postup zrovna takový, jako používá on/a a podobně. Ale po pár dnech v terénu jsem byla ulítaná, se stavem „opět nestíhám“, vše se na mě začalo valit atd. Proč?
Protože je to úplně něco jiného. Práce na hlavní pracovní poměr versus práce na volné noze. Sice už nějaké zkušenosti z dřívější doby jsem měla, ale přesnou představu, co vše si musím dát do pořádku a hlavně, co vše se musím opět naučit mě vůbec nenapadlo. Firma pouze očekávala mé výsledky – tzn. pro ně přísun nových odběratelů, být co nejvíce v terénu, ale to je jen jeden náhled na spolupráci s obchodním zástupcem ze strany firmy.
Práce obchodního zástupce
Pro mě, ale myslím si, že i pro firmu to bylo vše nové, neboť nikdy neměla externě zaměstnance na této pozici a vůbec neměla zkušenosti s takovým druhem spolupráce. Dle mého názory firmy jen vidí jeden pohled, ale ve skutečnosti nemají ponětí, co vše práce obchodního zástupce obnáší.
Abych se vrátila k tomu, proč je to tak odlišné ocitnout se sám na pozici obchodního zástupce a popsat pohled z té druhé strany. Velice brzy jsem zjistila, že práce „obchodního zástupce“ , to není jen vzít telefon, domluvit si schůzku a vyjet do terénu, představit firmu a nabídku a snažit se prodat co nejvíce. Ale že tato činnost obnáší i jiné věci.
Prvně jsem tak činila, vzala telefon, obvolala pár škol, restaurací a jela do terénu, samozřejmě jsem v tašce měla reklamační materiály firmy, ochutnávku v chladící tašce. Mluvit jsem uměla, informace jsem také věděla, neboť jsem si prvně na firmě prošla pracovní kolečko – práci ve skladu, která obnášela práci na bourárně, příprava objednávek na bourárně, příprava podkladů na bourárnu, příprava do výroby a její evidence, vystavování příjemek, výdejek a převodek mezi sklady a v neposlední řadě i vystavování prodejek a faktur. Také mi neuteklo vyexpedování zboží na auto. Když bylo potřeba, tak zastoupení kolegyně na prodejně, přes práci v terénu, obvolávání zákazníků, vyřizování emailů, příp. reklamací a všechny činnosti spojené se skladem a obchodem. Což na jednu židli nebylo málo, nemluvě o vychytávání různých sestav excelových tabulek, převodů ap.
První věc – najdi systém!
Takže informace o dění a kvalitě sortimentu jsem se vůbec učit nemusela, ale co jsem musela, bylo najít si systém. Ano, najít si svůj systém na pracovní pozici obchodního zástupce, neboť i přes spoustu informací, které jsem do začátku měla, bylo potřeba najít si svůj vlastní systém. Z počátku to nebylo vidět a netížilo mě to tolik, ale jakmile se mi začala plnit databáze zákazníků, tak to přinášelo hledání systému, jak se neztratit v tom množství informací.
A co myslím tím systémem? Všechny možné materiály z firmy, ceníky, katalogy produktů, ale i jiné poznámky, dokumenty, fotky ap. jsem musela shromáždit na jedno místo. Najít si systém v odesílání přijatých objednávek, najít si systém oslovování zákazníků, systém i v terénu – naučit se pracovat i s navigací a v neposlední řadě vykazování reportů pro firmu.
Můj původní systém nějaký byl, ale potřeboval vylepšení!
Původní systém nějaký byl – klasická tabulka s několika sloupci, telefon za 300,- Kč s kontakty, žádný chytrý telefon. Tak to začalo…na začátku mé práce v této pozici, to prostě pro tyto potřeby dostačovalo.
- ZAVOLAT
- DOJEDNAT SCHŮZKU
- ZAJET TAM
- ZAPSAT VÝSLEDEK JEDNÁNÍ DO EXCELOVÉ TABULKY
- POTÉ ZNOVA TELEFON – na spokojenost ochutnávky
- ZAVOLAT NA FIRMU V PŘÍPADĚ OBJEDNÁVKY nebo poslat emailem a potvrdit
- NA KONCI MĚSÍCE ODESLAT FIRMĚ – počet oslovených zákazníků
- mělo to i pár mezikroků, ale to zde popisovat nechci
Takto by to mělo fungovat dle firmy, ale v reálu je to trochu jinak.
Organizace práce…
Postupně jsem zjistila, že mé dokumenty jsou různě rozházené v mém stolním počítači, mobil za 300,-Kč nestačil – bylo potřeba mít nějakou tu navigaci, skupiny zákazníků, škol ap. Takže první věc, kterou jsem se snažila zlepšit, bylo nalézt svůj systém, abych se neztratila. Nejdůležitější co pro mě ale bylo, nezapomenout na některou z objednávek, odeslat ji na firmu.
Musela jsem si najít svůj systém, který mi bude vyhovovat. Tento systém byl určitě odlišný od pracovního systému – tam se vše lístkovalo, zapisovalo do sešitů, navíc spousta práce se musela přizpůsobovat pravidlům a zvyklostem ve firmě, což mi také moc nevyhovovalo. Na nové věci, jako aplikace, vylepšení a zjednodušení práce se moc neslyšelo.
Ale jakmile jste na volné noze můžete si vše nastavit dle sebe, ale musíte si samozřejmě vše obstarat, vyřídit, nastavit, prostě tzv. zajet všechno podle svého. Nikoho se nemůžete zeptat, jste tzv. v kanceláři doma sám, maximálně s počítačem – to byl můj největší kamarád.
Zorganizovat si příchozí emailovou poštu, sbírání objednávek, odesílání objednávek, najít si čas na vyhledávání nových zákazníků, pečovat o stávající zákazníky, naučit se pracovat a ovládat navigaci, abyste nového zákazníka navštívili a dalších jiných činností, které jsou s pozicí obchodního zástupce spojeny. A samozřejmě, které byly pro mě zcela nové a bylo potřeba do toho proniknout.
Mohu říci, že určitě to není jednoduché, hlavně ze začátku. Postupem času se to, ale dá vše zvládnout a začít pracovat tak, aby vás ta práce naplňovala, dělali jste ji s radostí a přitom vykazovali firmě výsledky. Ale…Jedno „ale“ tady je. A to, že to vše musíte opravdu nastavit a najít a jste na to sám. To určitou dobu trvá, není to hned a hlavně firmu to přeci nezajímá, ta chce výsledky. Zkrátím to…postupně jsem svou pozici vedla k dokonalosti.
Jaké nástroje jsem našla, co používám za aplikace a co mi v práci určitě pomáhá, vám přinesu v dalších článcích na tomto webu. Pokud se chcete dozvědět více a přečíst si rady nebo získat jiný náhled na činnosti obchodního zástupce, podívejte se zde. Ivana Sáčková bývá v terénu a určitě i u ní, najdete zajímavé tipy pro vaši práci obchodního zástupce.
