Vždy mě nejen bavily různé vychytávky a aplikace. Proč? Jednoduše mi usnadňovaly práci a v podstatě ulehčovaly mi život a měla jsem tím pádem více času na další aktivity a rodinu. Jelikož se zabývám budováním komunity, týmů v přímém prodeji, tak práce poradce a leadera si to vyloženě žádá.
Vždy jsem se snažila je využívat, ale „koronavirová doba“ si to vyloženě žádala a v podstatě mě donutila, co jsem tahala před sebou a odkládala, to jsem teď dotáhla. Více jsem se do těchto aplikací a možností ponořila hlouběji a v podstatě mě to zase posunulo o krok dál.
Koronavirová pandemie přinesla pro nás influencery řadu omezení a nařízení. Podnikatelé se museli okamžitě přizpůsobit. Pokud se nepřizpůsobili, trošku jim vlak ujel. Tak např. možnost se scházet se svými zákazníky, lidmi z týmu bylo ze dne na den omezeno, docházet do kanceláře, podnikatelských a podobnýh center pro sdílení zkušeností bylo zcela nemožné.
Naopak to byla pro mnohé nová výzva. Pro mě osobně, jak jsem uvedla výše, konečně dotáhnutí věcí, které byly jen u mne na papíře v plánovacím sešitu – webináře, práce v online prostředí, aktivní využití nových aplikací.
Následujícími tipy představím, co je možné pro práci na dálku. Jak je intenzivně využívat, s čím se můžete setkat. Pokud v něčem tápete, může vám to pomoci. Seznámím vás a ukážu další možnosti, jak proniknout do věcí, které třeba znáte, ale do hloubky je tolik nevyužíváte. Anebo neznáte vůbec a chtěli byste začít. Máte v něčem nedostatky například v emailech?
Základní komunikace s emailem
Přejít s e-mailem na práci z domova či na dálku bude jedna z nejméně obtížných věcí. Velmi pravděpodobně už e-mail takto používáte v týmech, osobně nebo v práci – firmě už dlouho, takže tady asi vznikne nejméně problémů.
Na druhou stranu, znám okolo sebe mnoho lidí, kteří sice email používají denně, ale pouze obecně. Využívají ho jen v základním využití a opravdu velmi omezeně – přijmou, odepisují odpovědi na příchozí emaily a nechají to tak anebo ještě dle mě v horším případě to smažou. To je vše. Máte to taky tak? Pokud ano, doporučuji sledovat další příspěvky, neboť tam vám tuto vaši „pasivitu“ vymluvím a ukáži, jak se to dá dělat jinak.
Já osobně jsem si pro sebe musela nastavit mnoho vychytávek a pokročilých funkcí, abych si i v takto banální věci udělala pořádek a především systém. Ráda vám pár tipů předám v dalších článcích nebo doporučeních (viz. výše)
Základní komunikace – chat
Podobně jako s e-mailem je důležité správně nastavit pravidla pro práci s chatovacími službami – ty jsou důležité pro okamžitou rychlou komunikaci a pro vše co je dostatečně krátké (delší věci vždy nechávejte do e-mailu).
Chatovací aplikace patří zejména do mobilních telefonů a pokud ještě v týmu nebo firmě nemáte nějakou používanou napříč celou firmou, tak je nejvyšší čas to udělat. Může to být nejrozšířenější WhatsApp nebo se to může odvíjet od toho jaké cloudové služby používáte. Postačí i Messenger coby druhý nejrozšířenější nástroj. Já osobně jej využívám ve svém týmu z důvodu, že většina messenger má a častěji ho využívá než WhatsApp. Nezapomínejte ale i na velmi univerzální, rychlé a spolehlivé posílání SMS. Nicméně se přiznám, že u mě v mobilu jsou smsky již na ústupu.
Některé chatovací aplikace mají i verzi pro počítače (nebo alespoň běží v prohlížeči). Messenger, WhatsApp je například velmi efektivní mít otevřené v prohlížeči.
Při samotném chatování se pokoušejte dodržovat určitá užitečná pravidla omezující zbytečné psaní, nadměrné vkládání obrázků či příloh, nedej bože videí, které zahlcují místo v mobilu a hlavně naučit se neodbíhat od tématu ve skupině (s týmem) atd. Pokud řešíte pracovní záležitosti, řešte je, ale ne že klouznete k osobním věcem – čaj o páté, nebo páteční večery s vínem, tzv. paťulínky.
U chatovacích aplikací je velmi důležité, aby uměly vytvářet skupiny – většina z výše jmenovaných to umí. Možná ale skupiny budete mít i v některém ze software pro týmovou komunikaci (viz dále), které mohou klasické chatovací aplikace nahradit. Mohou se hodit i pro komunikaci s dalšími klienty.
Já osobně se nově zaměřuji na fenomén dnešní doby a tím jsou chatboti a automatizace procesů. Důvod je prostý – ušetření času, selektování zákazníků a komunikace v době, kdy nejsem přítomna u počítače, příp. nemám zrovna mobil v ruce.
Aplikace pro (video)telefonování
Nutnost vyhnout se osobním schůzkám v maximální možné míře bude znamenat, že budete podstatně více potřebovat software pro „telefonování přes Internet“ – ideálně takové, které umožňuje konferenci/spojení více lidí – ať už v čistě hlasové podobě nebo i s videem.
Pro práci v týmu je nutné najít jedno společně používané řešení. U svých zákazníků nezapomínejte na jedno přísloví: zákazník, náš pán. Proto tedy pro komunikaci se zákazníky/klienty je vhodné mít k dispozici i takové aplikace, které používají především oni a snažit se jim přizpůsobit.
Doporučuji Vám, nainstalujte si a vyzkoušejte si vše předem, některé z aplikací mohou vyžadovat registrace v angličtině, mají různá specifika použití ap. Musíte si vyzkoušet, jak například založit místnost/volání, jak pozvat účastníky, jak se přihlašovat, jak to dělat na počítači a jak naopak na mobilu.
Nepokoušejte se za každou cenu o video hovory. Jsou náročné datově, při větším počtu účastníků mohou být příliš zatížené výpadky, špatným obrazem i špatným zvukem. Především se vyplatí upozornit i na některé dobré zvyklosti, které tento druh komunikace usnadňuji – nepřekřikovat se, umět vypnout mikrofon, aby se nepřenášely ruchy z okolí, umět vypnout kameru, pokud nemám dostatečné připojení, nechat někoho konverzaci řídit, atd.
Ne všechny chatovací aplikace umí konferenční hovory (komunikaci více lidí), některé mají i pokročilejší (sdílení obrazovky dokumentů, atd).
WhatsApp například umí maximálně čtyři účastníky (v dubnu 2020 zvýšeno na osm), Zoom je aktuálně jedním z nejvíce používaných nástrojů i přes otazníky okolo bezpečnosti, co mi osobně nevyhovuje, že doba připojení je pouze 45 minut, pak se spojení přeruší. Pro rychlou video komunikaci využívám se svými členy týmu aplikaci „Lifesize„, která je opravdu velmi jednoduchá, vytvořím si schůzku v aplikaci, zkopíruji odkaz a pošlu emailem anebo nasdílám do kalendáře, odkaz mohu využívat vícekrát za sebou anebo vytvářet nový.
Pro někoho se vyplatí oprášit třeba Skype (pro 50 lidí najednou), pokud používáte řešení od Google je k dispozici Hangouts Meet (Google Meet od května zdarma), pokud jste na Microsoftu tak určitě Microsoft Teams. Ten využívám také, umí i některé vychytávky navíc, což se mi líbí, naopak je třeba si zvyknout trošku na prostředí ve kterém se pracuje, ale pro práci v týmu, pro leadera, vedoucího týmu, je to vynikající aplikace a spolehlivá, přenosově čistá.
Prakticky všechna řešení umožňují do hovoru zvát účastníky zvenčí, kteří se mohou připojit přes webové rozhraní. Vyzkoušejte si předem jak to funguje.
Podělte se do komentářů, co vy nejčastěji používáte za aplikace pro komunikaci na dálku, co se vám osvědčilo a co naopak ne.
